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招标人或招标代理机构该如何“答复”?

来源: 中国采购与招标网 发布时间:2018-11-14 【进入论坛】

  不少招标人或招标代理机构针对投标人所提出的“询问”、“异议”、“质疑”等,时常想当然的以“回函”或“回复”等名义回应,而不是以法律法规明确规定的“答复”方式以规范应对,这在一定程度上会影响其自身的形象。

  1答复的情形

  根据《招标投标法》和《招标投标法实施条例 》第22条1、第44条2、第54条3等规定,结合行业的实际操作,同时,为了更好掌握和区分答复的类型,笔者在下文进行了简单的提炼和总结。

  第一,根据被答复人提起“询问”、“异议”、“质疑”等所依据的对象不同,可大致区分为,“资格预审文件”,“招标文件”,“开标”及“评标结果”等;

  第二,根据招标投标活动展开的各自然阶段,可区分为发布“招标文件”或“资格预审文件”阶段,招标投标过程,开标,评标结果等四个阶段;

  第三,根据被答复人提起的类型,可区分为“询问”,“异议”,“质疑”等。

  总之,无论被答复人在哪个阶段,针对什么内容,采取何种方式提起“询问”,或“异议”,或“质疑”的,作为招标人或招标代理机构应根据法律法规的明确规定,采取统一的“答复”方式,不应采取除“答复”以外的其他方式。

  注意:

  第22条1:潜在投标人或者其他利害关系人对资格预审文件有异议的,应当在提交资格预审申请文件截止时间2日前提出;对招标文件有异议的,应当在投标截止时间10日前提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。

  第44条2:招标人应当按照招标文件规定的时间、地点开标。 投标人少于3个的,不得开标;招标人应当重新招标。投标人对开标有异议的,应当在开标现场提出,招标人应当当场作出答复,并制作记录。

  第54条3:依法必须进行招标的项目,招标人应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人,公示期不得少于3日。投标人或者其他利害关系人对依法必须进行招标的项目的评标结果有异议的,应当在中标候选人公示期间提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。

  2答复的要点

  (一)美化形式

  俗话说,人靠衣装。公司往来的文书也不例外。对于答复文书的形式,建议不妨采取以下尝试:

  第一,设计出体现公司形象气质、富有文化底蕴且美观艺术的封面。答复是否有必要设计封面?法律法规并没有作出统一要求,但答复人可根据公司的具体发展战略和计划,结合公司的文化建设及规范需要可视情况酌定。

  第二,设计出相对简约、美观且大气的Word电子格式模板。对于此模板,需答复人根据实际需要进行考量。

  比如,有无必要体现公司的一些价值信息,诸如公司名称,logo,联系方式等是否有必要在页眉、页脚等地方体现,同时在文稿的正文中有无必要体现公司Logo的暗纹等等。

  当然,具体是否每次答复都采用此电子模板,得根据实际情况,比如,如果涉及招标人和招标代理机构共同答复时,便没有必要,若一旦单方使用己方的文档模块,可能弄巧成拙,适得其反。

  第三,对答复文书的版式、内容需做出统一的要求,对此,建议多借鉴国家机关公文的格式标准。针对某些较为特殊或更庄重的文书时,可以根据实情适当进行微调。

  第五,文本形成后,需注意细节处理。比如,如果涉及最后一页只有少许文字,尤其只有公司名称和答复时间的落款在该页时,最好通过整体排版调整加以处理。对于这种特殊情形,最好灵活处理,凸显整体的视觉效果。

  总之,建议公司要么设计出较为固定的电子文档模板,或对文书的格式要求作出统一标准。这样的话,在公司对外出具文书时,自然可以避免因员工的个体差异导致文书的五花八门、乱象丛生,影响了公司形象。

  (二)醇化内容

  内容是答复的关键,笔者认为,在答复内容的锤炼方面需要做到:

  第一,先吃透、弄懂“询问”、“异议”、“质疑”的中心思想,内在精神,便于答复时做到心中有数,有的放矢。不少公司在答复时,存在答非所问,牛头不对马嘴的情形,这就是“磨刀”功夫不够,从而贻误了“砍柴”之工。

  第二,答复不是简单对“询问”、“异议”、“质疑”文件的自然行文逻辑和内容一一回应。不少“询问”、“异议”、“质疑”文书也存在前言不搭后语,没有突出主题,亦没有层次感,有的甚至是废话一堆。面对“询问”、“异议”、“质疑”文书,没有必要机械的一一回应,需跳开其逻辑和行文次序,总结、提炼其中心意思,进行针对性答复。

  第三,针对有些“询问”、“异议”、“质疑”文书,需要答复人需反复揣摩“询问”、“异议”、“质疑”文书的内在逻辑和孰轻孰重的次第顺序,便于答复时,找准着力点进行有力反击。

  第四,全盘梳理,理析思路,精准过滤,巧妙应对。姑且不论“询问”、“异议”、“质疑”文书的动机和目的,单就行文内容来看,有的可以忽略不计,有的需要迂回处理,有的需要果断针锋相对回绝。当然,具体到“询问”、“异议”、“质疑”文书时,则需要一事一议,斟酌处理。

  第五,针对文件的编制,尽可能严谨不留破绽,事实描述尽量还原客观事实,引用法规条文一定要精准完整,不能张冠李戴,牵强附会。

  总之,行文内容需要囿于合法合理合情三个层面,做到有理有节有据,加以理性匡扶就好。

  3必须逻辑

  第一,对于“询问”、“异议”、“质疑”文书,是否都一律按部就班的答复,比如对于超过法规规定时间提出的“询问”、“异议”、“质疑”仍需答复吗?个人觉得,需根据具体情况进行诊断把握,不可一概而论。

  第二,答复的整体布局需要清晰明了,行文的主次轻重要分明,不能一味附和着“询问”、“异议”、“质疑”文书的内容“东一榔头,西一棒”。

  第三,段与段之间,句子与句子之间定要层次分明,逻辑清晰。

  第四,遣词造句,锤炼措辞,开门见山,简练清晰表达就好。

  总之,“答复”大有学问,不是三言两语能说得清,道得明。“答复”需要熟悉法规,了然行业,反复锤炼,才能言之有物,述之有据。

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